Электронные трудовые книжки: как это будет
С 2020 года в России появится электронная трудовая книжка. Новый цифровой формат призван обеспечить постоянный и удобный доступ граждан к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям – к новым возможностям кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки будет добровольным, позволяющим сохранить бумажный формат столько времени, сколько это необходимо. Исключением станут те граждане, кто устроится на работу впервые с 2021 года. У них все сведения о трудовой деятельности изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажного носителя.
Зачем нужна электронная трудовая книжка
Часто обращение работника в ПФР о назначении ему пенсии превращается в квест. Выясняется, что какой-то работодатель давным-давно не внес нужные сведения в трудовую книжку, потерял их или ошибся. Сотруднику приходится обращаться за информацией в прежнее место работы. но там пожимают плечами: архивы в 1991 году затопило кипятком из прорванной трубы. В результате законный запрос о назначении пенсии становится бесконечной чередой обращений в разные инстанции, а все из-за того, что данные потерялись. Чтобы сохранить информацию о стаже, уберечь ее от потери и упростить к ней доступ, в России решили внедрить электронные трудовые книжки (ЭТК).
Сведения о трудовой деятельности
Нововведение потребует масштабных поправок в законодательстве: придется менять ТК РФ, КоАП и федеральные законы. Например, вместо понятия "трудовая книжка" появится новое - сведения о трудовой деятельности" (ст. 66.1 ТК РФ).
Сведения о трудовой деятельности - это информация обо всех изменениях в трудовых отношениях конкретного человека, произошедшие после 31 декабря 2019 года. В этих сведениях будет фиксироваться прием на работу ,перевод, увольнение, обучение во время работы, награждение и многое другое. Полный перечень событий будет известен, когда законопроект примут в третьем чтении. Кроме того, в ЭТК будут фиксировать и работу по совместительству. Раньше такую информацию вносили в трудовые книжки только по просьбе работника.
Собирать эти сведения и передавать их в ПФР каждая организация будет самостоятельно. Информация обо всех организациях, где человек работал с 1 января 2020 года, будет храниться на индивидуальных лицевых счетах в Пенсионном Фонде.Получить ее можно будет в личном кабинете на сайте ПФР или на портале "Госуслуги".
Преимущества электронных трудовых книжек
Перед бумажными трудовыми книжками у электронных есть ряд преимуществ.
1. Сведения о трудовой деятельности человека - это часть его индивидуального лицевого счета, поэтому они будут храниться в ПФР в течение всей жизни.
2. Сотрудник в любой момент сможет получить сведения из информационной системы ПФР, а затем обратиться к работодателю, если обнаружит несоответствие.
3. Дистанционные работники смогут представить сведения о предыдущей деятельности в электронном виде - это даст им дополнительные возможности для трудоустройства.
Что делать с бумажными трудовыми
Те, кто уже работает, до конца 2020 года смогут выбрать: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если они выберут бумажную, то работодатель все равно будет обязан вести по ним сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР. При этом сотрудники могут в любой момент написать заявление и отказаться от бумажной трудовой книжки. А вот если они сразу выбрали электронную трудовую, то вернуться к старой форме уже не смогут.
У тех, кто заключит первый в жизни трудовой договор после 31 декабря 2020 года, бумажных трудовых книжек уже не будет.
Как получить сведения о трудовой деятельности
1. У работодателя по последнему месту работы.
Если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки, то работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде. Сделать это нужно будет в течение трех рабочих дней после подачи заявления или в день прекращения трудового договора. Если в день увольнения сотрудник за сведениями не пришел, их нужно будет направить ему в бумажном виде заказным письмом с уведомлением.
2. В Пенсионном фонде.
Выдать сведения о трудовой деятельности могут как в бумажном, так и в электронном виде, заверенном усиленной квалифицированной электронной подписью.
3. В МФЦ или на портале "Госуслуги".
МФЦ будет выдавать сведения только на бумаге, "Госуслуги" - только в электронном виде.
Новый вид отчетности
Чтобы новые сведения о трудовой деятельности работников поступали в ПФР регулярно, появится новый вид отчетности по форме СЗВ-ТД. Заполнять ее нужно будет на всех официальных трудоустроенных или уволенных работников, а также фиксировать там любые кадровые изменения.
На бумаге отчет СЗВ-ТД можно будет сдавать только тем компаниям, в которых работает менее 25 застрахованных сотрудников. Всем остальным такие сведения нужно представлять в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Новый отчет СЗВ-ТД работодатели должны будут сдавать уже 1 января 2020 года. Порядок сдачи у него такой же, как у СЗВ-М - до 15 числа каждого месяца. Если учитывать выходные, то первый отчет СЗВ -ТД нужно будет сдать до 17 февраля 2020 года. При первичной подаче сведений о работнике работодатель должен будет внести в форму последнюю запись из его трудовой книжки по состоянию на 1 января 2020 года.
