Опасности "коллективных" приказов
Независимо от того, какие формы приказов используются в организации - унифицированные или свои собственные, следует быть осторожнее с изданием документов, которые касаются сразу нескольких работников. Ведь ознакомление каждого из них с содержанием "коллективного" приказа может привести к разглашению персональных данных.
Если приказ на всех один ...
Унифицированные формы, принятые когда-то Госкомстатом, могут использоваться при составлении как персональных, так и "коллективных" приказов. Так, один приказ в отношении сразу нескольких работников можно оформить в следующих случаях:
- прием на работу (форма Т-1а);
- перевод на другую работу (форма Т-5а);
- премирование (форма Т-11а);
- предоставление отпуска (форма Т-6а);
- увольнение (форма Т-8а);
- направление в командировку форма Т-9а).
И даже если в вашей компании используются самостоятельно разработанные формы, вполне возможно, что "коллективные" приказы Вы все равно издаете. Ведь это иногда может быть удобно, в частности когда нужно премировать сразу группу сотрудников. Однако сегодня использование "коллективных" форм рискованно.
Ознакомление с приказом
В чем опасность? Дело в том, что с приказами по личному составу нужно знакомить работников, в отношении которых они изданы. Если, например, приказ о приеме на работу, переводе или премировании оформлен сразу на нескольких лиц, то сотрудники при ознакомлении неизбежно получат сведения не только о своих зарплатах, но и о чужих.
А по мнению Роскомнадзора, размер оплаты труда - это персональные данные. Их работодатель не вправе сообщать третьей стороне без письменного согласия самого работника.
Конечно, можно найти пути обхода этой проблемы, например не давать работнику текст приказа для прочтения, а зачитать его вслух. Собственно, ТК и требует "объявить" приказ работнику. А для росписи можно приготовить специальный лист ознакомления.
Но сам факт оформления такого приказа может вызвать нарекания со стороны проверяющих, а также стать причиной жалобы или судебного иска со стороны работника. Ведь создается риск разглашения, значит, работодатель не выполняет свои обязанности. Следовательно, лучше делать персональные приказы.
Конечно, если речь идет о премировании большого коллектива, то делать отдельный приказ на каждого довольно затруднительно. Но на практике с приказами о выплате регулярных премий обычно и не знакомят, поскольку рассматривают такие премии как часть оплаты труда. Приказ оформляется по основной деятельности (а не по личному составу), и знакомят с ним только главбуха как исполнителя. По мнению Роструда, это правильный подход.
Выдача копий документов, связанных с работой
Сложности возникают так же с копиями приказов, которые необходимо выдать работникам по их просьбе. Так, если у Вас попросят копию "коллективного" приказа, то придется либо закрывать при снятии копии информацию, касающуюся других работников, либо делать выписки из таких приказов. Это неудобно и трудоемко, увеличится время на выполнение запросов работников, а они ведь иногда требуют довольно много документов.
Следует так же учитывать, что ввиду расплывчатости понятия "персональные данные" к последним сегодня может быть отнесена практически любая информация о человеке, а не только сведения о размере его зарплаты. В связи с этим проблемой становится выдача копий не только приказов, но и других кадровых документов. в которых упоминается еще кто-либо, кроме самого работника. Приведем примеры документов, копии которых, по мнению некоторых судов, нельзя выдавать работнику в целях защиты персональных данных других лиц:
- штатное расписание;
- ведомости по зарплате;
- табеля учета рабочего времени, графики несения службы;
- материалы по делу о привлечении работника к дисциплинарной ответственности (акт служебного расследования, объяснительные работников, акты медицинского освидетельствования и другие документы), поскольку они содержали фамилии других работников, занимаемые ими должности, другие сведения, касающиеся их личности.
Справедливости ради отметим, что не все суды так радикальны. В других судебных решениях высказано мнение о возможности выдачи работнику, в частности, копий табелей учета рабочего времени, копии акта о непредоставлении объяснения по факту совершения дисциплинарного проступка.
Как видим, повышенные требования по защите персональных данных порой вынуждают работодателей фактически идти на нарушение ТК, Чтобы этого не случилось, ищите золотую середину. Старайтесь делать персональные приказы и другие документы , имеющиеся в документе. То есть уберите те сведения, которые позволяют, например, определить, какому работнику какой размер зарплаты установлен.
