Запрос документов у контрагента

Перед заключением сделки нужно проявить должную осмотрительность при выборе контрагента. Налоговый органы требуют запрашивать в отношении контрагентов выписку из ЕГРЮЛ. Но это только минимальное требование. Одной выпиской подтвердить должную осмотрительность не получится, так как выписка не характеризует организацию как добросовестного налогоплательщика.

Следует запросить у контрагента и другие документы, чтобы проверить его благонадежность и чистоту репутации. В случае налогового спора, сам факт запроса у контрагента информации и получение ответа на него - станет доказательством того, что Ваша организация проявила должную осмотрительность. Это сработает, даже если контрагент не ответил на запрос.

Запрашивать документы у контрагента необходимо, когда Вы собираетесь заключать с ним договор, особенно это следует сделать в случаях:
- если контрагент зарегистрировался недавно;
- если он похож на фирму-однодневку (самые частые причины, которые указывают на это: массовый юридический адрес, номинальный руководитель, минимальная сумма Уставного капитала);
- контрагент имеет задолженность по налогам и не сдает отчетность в налоговую инспекцию;
- в ЕГРЮЛ по контрагенту стоит информация о наличии недостоверных сведений.

Запросить документы у контрагента можно с помощью письма, образец текста письма представлен ниже

Генеральному директору ООО "Ромашка"
Иванову И.И.
111111, г. Москва, ул. Московская, д. 1

От ООО "Лютик"
222222, г. Тула, ул. Тульская, д. 2

Запрос документов
для проявления должной осмотрительности

ООО "Лютик" планирует заключить договор поставки с ООО "Ромашка". Для соблюдения должной осмотрительности в обществе утверждены правила проверки контрагентов. В соответствии с ними до совершения сделки мы обязаны проверить Вашу организацию на добросовестность, платежеспособность, наличие опыта и признаки фирмы-однодневки.

Чтобы исключить вопросы налоговых органов к расходам и вычетам, просим Вас предоставить следующие документы о компании ООО "Ромашка" (ОГРН 11111111111111111):

1. Копия свидетельства о государственной регистрации ООО.

2. Копия свидетельства о постановке на налоговый учет.

3. Копия Устава, заверенная руководителем.

4. Протокол или решение о назначении директора.

5. Доверенность и контактные данные представителя.

6. Заверение в письменном виде о наличии ресурсов для исполнения обязательств.

7. Справку об отсутствии задолженности по налогам.

8. Копии страниц 2,3 паспорта руководителя.

9. Копия лицензии для сделок в рамках лицензируемой деятельности.

10. Письменные рекомендации клиентов.

11. Бухгалтерская отчетность за ..... год. 

Сканированные копии документов просим направить на электронный адрес, бумажные копии документов почтой России или курьерской службой на адрес: 222222, г. Тула, ул. Тульская, д. 2

Если Вы не можете предоставить документы, просим Вас объяснить причину. 

Генеральный директор ООО "Лютик"
Смирнов С.С.