Какие документы требуется хранить послед закрытия ИП?

Если вы закрыли ИП и больше не ведете предпринимательскую деятельность, вы все равно обязаны хранить документы после закрытия ИП. Срок хранения зависит от вида документов, о том какие документы и сколько по времени требуется хранить бывших индивидуальным предпринимателям расскажем в нашей статье.

ДОКУМЕНТЫ ИП СО СРОКОМ ХРАНЕНИЯ 5 ЛЕТ:

• налоговые декларации
• книги учета доходов и расходов налогоплательщиков, применяющих УСН
• документы об освобождении от налогов, о льготах, об отсрочках уплаты
• документы по НДФЛ (расчеты налога, регистры налогового учета, сообщения о невозможности удержать налог)
• документы о разногласиях по вопросам налогообложения (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления)
• первичные учетные документы (счета-фактуры, кассовые документы и книги, банковские документы, накладные и авансовые отчеты и др.)
• договоры и контракты (если не установлены иные сроки для отдельных видов договоров)
• документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним. Такие документы хранятся в течение указанного срока после снятия задолженности.
• справки об исполнении обязанности по уплате налогов, справки о состоянии расчетов с бюджетом.

ДОКУМЕНТЫ ИП СО СРОКОМ ХРАНЕНИЯ 6 ЛЕТ

• документы по расчетам с персоналом по оплате труда и для расчета и уплаты страховых взносов (при наличии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты), расчетные ведомости, документы по заработной плате, документы о выплате пособий, материальной помощи и пр.
• документы о реструктуризации налоговой задолженности и задолженности по страховым взносам.

ДОКУМЕНТЫ ИП СО СРОКОМ ХРАНЕНИЯ 10 ЛЕТ

• по продаже движимого имущества (использованного для ведения предпринимательской деятельности)
• о недостачах, присвоениях, растратах. Такие документы хранятся в течение указанного срока после возмещения ущерба. В случае возбуждения уголовного дела они хранятся до принятия решения по нему.

ДОКУМЕНТЫ ИП СО СРОКОМ ХРАНЕНИЯ 50 ИЛИ 75 ЛЕТ

Срок зависит от того, когда вы прекратили использовать документы, так если документы до 1 января 2003 г., то срок их хранения составляет 75 лет; если после 1 января 2003 - срок и их хранения составляет 50 лет.

• кадровые документы, такие как личные дела и личные карточки работников, трудовые договоры (а также соглашения об их изменении, расторжении), сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника и т.п.
• документы по расчетам с персоналом по оплате труда (при отсутствии лицевых счетов). Это расчетные ведомости, документы по заработной плате, документы о выплате пособий, материальной помощи
• гражданско-правовые договоры с физлицами на оказание услуг, выполнение работ, акты сдачи-приемки работ (услуг)
• документы по НДФЛ при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты. К ним относятся, в частности, расчеты налога, регистры налогового учета, сообщения о невозможности удержать налог
• налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 г. включительно хранятся 75 лет

КАК СЧИТАТЬ СРОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИП?

Сроки хранения документов начинают течь, как правило, с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним закончено (п. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

ШТРАФЫ ЗА НАРУШЕНИЕ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПОСЛЕ ЗАКРЫТИЯ ИП

Если срок хранения налоговых документов еще не истек, а они отсутствуют, то вам грозит штраф за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения от 10 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Статьей 126 НК РФ также установлена ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля – 200 рублей за один документ. Кроме того, отсутствие документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, может повлечь неправильное исчисление налоговой базы, а это в свою очередь грозит доначислением налогов, пеней и штрафа (статья 122 или 123 НК РФ) в зависимости от квалификации правонарушения.

Формально при снятии с учета у ИП нет обязанности передавать документы в архив, она есть только у организаций. Но на ИП возложена обязанность по обеспечению сохранности архивных документов в течение сроков их хранения. Поскольку некоторые виды документов (например кадровые) нужно хранить очень долго, возможно, лучшим решением по обеспечению их сохранности после закрытия ИП будет сдача в архив. Так вы избавитесь от головной боли по обеспечению правильных условий хранения документов и проявите заботу о своих бывших работниках.