Машиночитаемая доверенность для сотрудника
Машиночитаемая доверенность - это электронный документ, который позволяет сотруднику передавать свои полномочия другому лицу без необходимости подписывать бумажную доверенность. С 1 сентября 2023 года в России начнется переход на машиночитаемые доверенности (МЧД), к чему следует подготовится читайте в нашей статье.
По общему правилу сотрудники организации могут подписывать от ее имени электронные документы (в частности, налоговую отчетность) только при наличии машиночитаемой доверенности (МЧД). Но есть исключения, которые позволят отсрочить переход к МЧД на 1 год.
ЧТО ТАКОЕ МЧД И КОМУ ОНА НУЖНА?
МЧД (машиночитаемая доверенность) - это электронный документ, который подтверждает полномочия лица действовать от имени организации (например, при сдаче налоговой отчетности).
Руководителю организации МЧД не нужна, он подписывает документы усиленной электронной подписью юридического лица, сертификат которой выдает теперь налоговая служба РФ.
Остальные сотрудники подписывают документы личными квалифицированными электронными подписями и представляют МЧД в пакете электронных документов или иным способом.
Машиночитаемая доверенность должна быть подписана электронной подписью организации, но есть отдельные правила при передоверении и нотариальном удостоверении доверенности).
ДЛЯ КОГО ПРОДЛЕН СРОК ПЕРЕХОДА НА МЧД?
Сотрудники, которые указаны в качестве владельцев сертификата подписи компании, могут продолжить его использовать и после 1 сентября 2023 года, МЧД при этом не нужна.
С 1 сентября 2023 года такие сертификаты выдавать не будут. Ранее выданные сертификаты будут действовать до окончания срока, но не позднее 31 августа 2024 года.
Стоит обратить внимание на следующие нюансы:
- если срок действия сертификата истекает в ближайшие дни или месяцы, а вы планируете подписывать документы без МЧД, стоит переоформить сертификат на новый срок не позднее 31 августа 2023 г.
- при изменении с 1 сентября 2023 года состава сотрудников, которые будут подписывать электронные документы от имени организации, наделить новых сотрудников полномочиями можно будет только с помощью МЧД.
КАК ОФОРМИТЬ МЧД?
Решение этого вопроса зависит от того, для чего нужна электронная доверенность.
Например, МЧД для сдачи налоговой отчетности можно оформить на сайт ФНС. Ведомство предлагает также сервис по созданию доверенностей для электронного взаимодействия компаний друг с другом.
У СФР свои требования к доверенности и программное обеспечение для ее создания.
Отдельный сервис о созданию МЧД для оформления документов от имени организации есть на Госуслугах.
Различные решение по формированию МЧД, в том числе для сдачи отчетности в госорганы, предлагают разработчики систем бухучета и операторы электронного документооборота.
