Чек-лист: Что делать, если к Вам пришла поверка?
Визит проверяющих органов в офис компании или ИП всегда становиться испытанием как для руководителя фирмы, так и для сотрудников. Суета и паника при этом могут негативно сказаться на ходе проверки и мнении о Вашем бизнесе у проверяющих органов. Чтобы достойно и успешно пройти проверку, в первую очередь необходимо разработать алгоритм действий "Что делать, если в компанию или ИП пришли с проверкой" и довести его до внимания сотрудников. В статье мы рассказываем о простом чек-листе "Что делать, если к Вам пришла проверка?", который Вы можете взять за основу для внедрения в своем бизнесе.
ЧЕК-ЛИСТ
"ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ К ВАМ ПРИШЛА ПРОВЕРКА?"
ШАГ 1 - Сообщите о приходе проверяющих органов руководству
Первое, что необходимо сделать - довести до внимания руководства информацию о внезапном приходе поверяющих. Не редко бывают ситуации, когда руководитель компании или индивидуальный предприниматель в момент проведения проверки не находиться в офисе. Запомните, что проведение обыска, осмотр места происшествия либо акта обследования зданий и помещений в компании может проводиться только в присутствии администрации - то есть руководства, либо лица, которое уполномочено представлять интересы компании или предпринимателя.
ШАГ 2 - Включите диктофон или видеозапись
С момента входа проверяющих в помещение компании или ИП, старайтесь записывать все их действия либо на диктофон, либо на видеокамеру мобильного телефона. Самый идеальный вариант - поставить видеонаблюдение в своей компании, записи которого хранятся за пределами офиса.
ШАГ 3 - Попросите проверяющих предоставить служебные удостоверения
Обязательно стоит попросить у всех проверяющих предъявить служебные удостоверения, информацию о проверяющих так же рекомендуется записать, а именно: ФИО сотрудника, его должности, номер и серию удостоверения, каким органом оно было выдано, а так же дату до которой действует их удостоверение. В случае, если у проверяющего не окажется с собой заявление, или оно будет просрочено - Вы имеете полное право не впускать его в офис.
ШАГ 4 - Изучите документы, на основании которых проводится проверка
Запросите у проверяющих документы, на основании которых проводится проверка, сделайте с них копии. В документах по проверки должны быть указаны: дата вынесения решения о проведении проверки, основания производства проверки, конкретные данные лица, у которого проводится проверка (наименование, ИНН, адрес офиса). Все вышеуказанные данные в документах по проверки должны полностью совпадать с данными компании или ИП, к которой пришла проверка.
ШАГ 5 - Подпишите документы
После ознакомления с документами на проведение проверки вам предложат письменно удостоверить факт ознакомления с этими документами. Право подписи в этих случаях имеется у представителей администрации организации.
ШАГ 6 - Сделайте копии документа, обосновывающего производство проверки
Не обязательно делать копии документов через копировальный аппарат, Вы вполне можете сфотографировать документы на телефон.
ШАГ 7 - Ведите с проверяющими себя корректно
Не критикуйте, не обвиняйте и не указывайте проверяющим на ошибки, высказывайтесь категорично, только в том случае, если проверяющие начинают устраивать "беспредел". Все ошибки, совершенные проверяющими в ходе проверки следует указатьв составленном проверяющими протоколе, акте или другом документе.
ШАГ 8 - Обратите внимание на понятых
В случае проведения осмотра и изъятия в компании или ИП должны присутствовать 2 понятых - то есть два совершенно не заинтересованных в ходе дела лица.
ШАГ 9 - Не оставляйте проверяющих одних
Если офис Вашей компании состоит из нескольких помещений или даже зданий, в ходе проверке сопровождайте проверяющих и переходите из помещения в помещение со всеми участвующими лицами.
ШАГ 10 - Минимизируйте контакт проверяющих с сотрудниками
Если это возможно - отпустите сотрудников домой, или же пусть они продолжаю работать в момент проведения проверки, главное минимизировать общение сотрудников с проверяющими.
ШАГ 11 - Не скрывайте ключи
Проверяющие имеют право сломать двери, вскрывать ящики или сейфы, и компенсацию за сломанное имуществу вы, скорее всего, не получите. Поэтому лучше добровольно предоставить доступ к помещению или документам.
ШАГ 12 - Сообщите проверяющим пароли
Если Вы добровольно не предоставите доступ к компьютеру проверяющим, они могут его изъять для проведения компьютерной экспертизы, и при этом они могут найти больше информации, нежели при изучении компьютера в вашем офисе.
ШАГ 13 - Посмотрите протокол
Во время проверки составляется протокол изъятия, в котором указываются все предметы и документы, которые были изъяты. Так же в нем указывается как все это было упаковано, поэтому обязательно следует ознакомиться с данной информацией и при возможности снять копию протокола.
ШАГ 14 - Запишите свое согласие, после ознакомления с протоколом
По окончанию проверки составляется протокол либо акт, в котором описано все что было обнаружено, изъято и происходило в ходе проверки. Этот документ предоставляется лицу, участвующему в проверке для ознакомления и подписи. Именно в этот момент необходимо записать все свои замечания, несогласия и допущенные проверяющими ошибки. Обратите внимания, что копия документа с замечаниями должна быть предоставлена проверяющим.
