Электронные трудовые книжки 2020
С 2020 г. введен электронный формат трудовых книжек. Перевести сотрудника на электронную книжку пока можно только с его согласия. А вот после 31 декабря 2020 г. бумажный документ новым сотрудникам заводить не нужно, подробнее в статье, подготовленной справочником "Консультант Плюс".
Важные нюансы:
• на техническую подготовку к ведению книжек организациям дают год;
• на информирование работников об изменениях отводят 6 месяцев;
• новую отчетность СЗВ-ТД вводят с отчета за январь, причем только для случаев приема на работу, увольнения, перевода или подачи работником заявления о выборе формы трудовой книжки.
Как взаимодействовать с ПФР
Какие сведения передавать
Работодатели должны сообщать в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности работников. ПФР будет хранить почти всю информацию, которую сейчас вносят в трудовую книжку. Исключение – записи о поощрениях и образовании.
Направлять данные в фонд нужно в случае:
• приема сотрудника;
• постоянного перевода;
• увольнения;
• написания им заявления о выборе формата трудовой книжки.
Возможно, подавать сведения также придется при других кадровых изменениях, например, при получении работником новой квалификации.
Когда передавать сведения
В 2020 г. направлять информацию нужно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. При подаче сведений в первый раз их придется дополнить данными о трудовой деятельности работника в организации на 1 января 2020 г.
Если к 1 января 2021 г. не появится повод подать сведения, нужно будет не позднее 15 февраля 2021 г. сообщить
в ПФР о деятельности работника в организации. То есть к этому моменту у ПФР должны быть сведения обо всех
сотрудниках. За год может быть мало случаев их передвижения, поэтому, возможно, вам придется сообщать о большом количестве работников в феврале.
Чтобы избежать большой нагрузки в начале 2021 г., лучше передать все сведения в течение 2020 г.
С 2021 г. уведомлять о приеме и увольнении работника понадобится не позднее следующего рабочего дня после
издания приказа.
Как сообщать информацию
Формировать данные о сотрудниках работодатели смогут одним из способов:
• с помощью своих программно-технических средств;
• с использованием электронного сервиса Пенсионного фонда.
Направлять сведения нужно аналогично другой отчетности в ПФР. Так, представлять их требуется в форме
электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью. Работодатели, у которых за прошедший месяц числилось меньше 25 сотрудников, могут передавать информацию на бумаге.
Как взаимодействовать с работниками
Не позднее 30 июня 2020 г. нужно уведомить каждого сотрудника о возможности сделать выбор: использовать оба вида книжек или только электронный формат.
Если работник выбрал электронную трудовую книжку
После подачи сотрудником заявления о выборе электронного варианта сведений ему нужно выдать трудовую книжку на руки. С этого момента работодатель не будет отвечать за ее ведение и хранение.
Вместо выписок из трудовой книжки, нужно будет предоставлять сведения о трудовой деятельности работника на бумажном носителе или в электронном виде:
• в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника;
• в день увольнения.
Выдавать данные нужно по форме СТД-Р.
Если работодатель не предоставит сотруднику сведения вовремя, он будет нести такую же ответственность, как за задержку выдачи трудовой книжки.
Если работник выбрал бумажную книжку или промолчал
Если работник попросит сохранить бумажный вариант или не сообщит о выборе, придется делать двойную работу: вести трудовую книжку и передавать сведения в ПФР. Право на оба формата сохранится за работником, пока он не сделает выбор в пользу электронного варианта.
Документы:
•Федеральный закон от 16.12.2019 No 439-ФЗ;
•Федеральный закон от 16.12.2019 No 436-ФЗ.
Предлагают ввести административную ответственность для должностных лиц, которые два раза и более в
течение года нарушат сроки подачи сведений или направят неполную или недостоверную информацию. За
это будет грозить предупреждение.
Проект Федерального закона No 748758-7, принят в I чтении
