Пять кадровых документов, которые должны быть в каждой организации

Обязательных документов учета кадровых документов и процедур. которые должен вести каждый работодатель - пять. Их называют нормативные акты и требуют на проверках трудинспекторы. Если хотя бы одного из этих документов нет, организацию оштрафуют. Например, если нет книги учета движения трудовых книжек - на 50 тысяч рублей. За отсутствие обязательных журналов по охране труда придется заплатить 80 тысяч рублей. 

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязаны вести все работодатели. За эту книгу отвечают кадровики. Вторая обязательная книга - учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ее ведет бухгалтерия.

Ведите книгу движения трудовых книжек на бумаге по форме, которую утвердил Минтруд (приложение №3 к постановлению №69). Оформлять документ в электронной форме нельзя, так как в нем делают записи от руки, а сотрудники ставят личные подписи.

Проверьте, как в организации оформили книгу. Нормативные акты требуют, чтобы Вы: пронумеровали листы и внесли из количество на лист-заверитель, прошнуровали и скрепили книгу сургучной печатью или пломбой. Лист-заверитель подписывает руководитель. Не подписал - у инспектора будет основание назначить штраф.

В книгу вносят записи обо всех трудовых книжках и вкладышах в них, которые принимают у работников или оформляют сами. Здесь же делают отметки, что выдали книжки владельцам или указывают причины, по которым книжки остались в организации после увольнения сотрудников.

Инспекторы проверяют, все ли трудовые книжки и вкладыши кадровики внесли в книгу и в какой срок. Кроме того, они смотрят, как работники в день увольнения расписываются в книге, что получили трудовые книжки. 

Внимательно заполняйте книгу учета при увольнении сотрудников. Ошибетесь - грозит не только штраф, но и претензия работника о задержке выдачи трудовой. Если докажут, что Вы лишили его возможности трудиться, 0 придется оплатить человеку вынужденный прогул.

Будьте внимательны и когда регистрируете новую трудовую книжку. Если в книге учета трудовых книжек инспектор обнаружит, что вы нарушили хронологию записей или зарегистрировали трудовую книжку позже, чем через неделю после того как приняли сотрудника на работу, обвинит в нарушении правил оформления приема на работу и оштрафует. Заполняйте трудовую книжку в течение недели со дня, когда приняли сотрудника на работу. и сразу регистрируйте ее в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Несмотря на то что срок, в течение которого нужно зарегистрировать трудовую книжку, нормативные акты не установили, тянуть с этим не советуем.  Пункт 41 Правил уточняет, что в книге учета регистрируются все трудовые книжки, которые компания приняла и оформила. Следовательно. это нужно сделать сразу после того, как внесли в трудовую книжку запись о приеме. Зарегистрируйте книжку позже - нарушите хронологию записей в книге учета. 

Когда регистрируете книжки, оставляйте место в каждой строке. Оно понадобится, если придется делать пояснения и отметки в 13-й графе.

Журнал учета проверок

Журнал учета проверок каждая организация должна вести, чтобы регистрировать проверки, которые в ней проводятся. Инспектор вносит в него записи по результатам ревизии. Если журнала нет, инспектор отметит это в акте. За отсутствие журнала Вас не накажут, но вести его в ваших интересах.

Журнал оформляют по типовой форме, ее утвердило Минэкономразвития - приказ от 30.04.2009 №141. Журнал прошейте, пронумеруйте и заверьте печатью организации, если она есть.

Запись в журнал по результатам проверки вносите не вы, а проверяющие. Они указывают: наименование органа государственного или муниципального контроля; даты начала и окончания проверки. время ее проведения; правовые основания. цели, задачи и предмет проверки; какие выявили нарушения и выдали предписания.

Инспектор укажет свою фамилию, имя и отчество и поставит в журнале личную подпись.

Заполненный инспектором журнал используйте как доказательство в суде, если ГИТ нарушит продолжительность или периодичность ревизий. Так как эти нарушения относятся к грубым, то записи в журнале помогут признать результаты проверки незаконными.

Журнал регистрации несчастных случаев

В журнале регистрации несчастных случаев работодатели обязаны отмечать каждый несчастный случай в организации. Ведут журнал по форме, которую утвердил Минтруд в постановлении №73. В форме указывают дату и время несчастного случая, сведения о пострадавшем работнике, место происшествия, последствия несчастного случая и т.д. Если в организации журнал есть, но несчастный случай в нем не зарегистрирован, организации также грозит штраф (как и за отсутствие журнала).

Журналы регистрации инструктажей по охране труда

Журналы регистрации инструктажей по охране труда нужно вести, чтобы фиксировать вводный и первичный инструктажи на рабочем месте при приеме на работу, а также повторные, внеплановые и целевые инструктажи в течение работы. О том, что у Вас не журналов инструктажей, инспектор узнает не только при проверке, но и если будет расследовать несчастный случай на производстве или другие события, связанные с нарушением правил охраны труда.

Если таких журналов нет, организацию оштрафуют до 80 тыс. рублей по статье 5.27.1 КоАП. 

Сроки хранения обязательных учетных форм

Формы журналов регистрации вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте можете составить сами. Предусмотреть графы, в которых будете указывать дату проведения, тему и вид инструктажа; ФИО и год рождения сотрудника, подписи инспектора и инструктируемого. Сведения о проведенных инструктажах вносите в журнал аккуратно. Эти учетные формы инспекция и суд могут использовать, чтобы доказать. что организация нарушила правила охраны труда.