Главная|Новости|Пять кадровых документов, которые должны быть в каждой организации

Пять кадровых документов, которые должны быть в каждой организации

← Предыдущая Следующая →
0
247

Обязательных документов учета кадровых документов и процедур. которые должен вести каждый работодатель - пять. Их называют нормативные акты и требуют на проверках трудинспекторы. Если хотя бы одного из этих документов нет, организацию оштрафуют. Например, если нет книги учета движения трудовых книжек - на 50 тысяч рублей. За отсутствие обязательных журналов по охране труда придется заплатить 80 тысяч рублей. 

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязаны вести все работодатели. За эту книгу отвечают кадровики. Вторая обязательная книга - учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ее ведет бухгалтерия.

Ведите книгу движения трудовых книжек на бумаге по форме, которую утвердил Минтруд (приложение №3 к постановлению №69). Оформлять документ в электронной форме нельзя, так как в нем делают записи от руки, а сотрудники ставят личные подписи.

Проверьте, как в организации оформили книгу. Нормативные акты требуют, чтобы Вы: пронумеровали листы и внесли из количество на лист-заверитель, прошнуровали и скрепили книгу сургучной печатью или пломбой. Лист-заверитель подписывает руководитель. Не подписал - у инспектора будет основание назначить штраф.

В книгу вносят записи обо всех трудовых книжках и вкладышах в них, которые принимают у работников или оформляют сами. Здесь же делают отметки, что выдали книжки владельцам или указывают причины, по которым книжки остались в организации после увольнения сотрудников.

Инспекторы проверяют, все ли трудовые книжки и вкладыши кадровики внесли в книгу и в какой срок. Кроме того, они смотрят, как работники в день увольнения расписываются в книге, что получили трудовые книжки. 

Внимательно заполняйте книгу учета при увольнении сотрудников. Ошибетесь - грозит не только штраф, но и претензия работника о задержке выдачи трудовой. Если докажут, что Вы лишили его возможности трудиться, 0 придется оплатить человеку вынужденный прогул.

Будьте внимательны и когда регистрируете новую трудовую книжку. Если в книге учета трудовых книжек инспектор обнаружит, что вы нарушили хронологию записей или зарегистрировали трудовую книжку позже, чем через неделю после того как приняли сотрудника на работу, обвинит в нарушении правил оформления приема на работу и оштрафует. Заполняйте трудовую книжку в течение недели со дня, когда приняли сотрудника на работу. и сразу регистрируйте ее в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Несмотря на то что срок, в течение которого нужно зарегистрировать трудовую книжку, нормативные акты не установили, тянуть с этим не советуем.  Пункт 41 Правил уточняет, что в книге учета регистрируются все трудовые книжки, которые компания приняла и оформила. Следовательно. это нужно сделать сразу после того, как внесли в трудовую книжку запись о приеме. Зарегистрируйте книжку позже - нарушите хронологию записей в книге учета. 

Когда регистрируете книжки, оставляйте место в каждой строке. Оно понадобится, если придется делать пояснения и отметки в 13-й графе.

Журнал учета проверок

Журнал учета проверок каждая организация должна вести, чтобы регистрировать проверки, которые в ней проводятся. Инспектор вносит в него записи по результатам ревизии. Если журнала нет, инспектор отметит это в акте. За отсутствие журнала Вас не накажут, но вести его в ваших интересах.

Журнал оформляют по типовой форме, ее утвердило Минэкономразвития - приказ от 30.04.2009 №141. Журнал прошейте, пронумеруйте и заверьте печатью организации, если она есть.

Запись в журнал по результатам проверки вносите не вы, а проверяющие. Они указывают: наименование органа государственного или муниципального контроля; даты начала и окончания проверки. время ее проведения; правовые основания. цели, задачи и предмет проверки; какие выявили нарушения и выдали предписания.

Инспектор укажет свою фамилию, имя и отчество и поставит в журнале личную подпись.

Заполненный инспектором журнал используйте как доказательство в суде, если ГИТ нарушит продолжительность или периодичность ревизий. Так как эти нарушения относятся к грубым, то записи в журнале помогут признать результаты проверки незаконными.

Журнал регистрации несчастных случаев

В журнале регистрации несчастных случаев работодатели обязаны отмечать каждый несчастный случай в организации. Ведут журнал по форме, которую утвердил Минтруд в постановлении №73. В форме указывают дату и время несчастного случая, сведения о пострадавшем работнике, место происшествия, последствия несчастного случая и т.д. Если в организации журнал есть, но несчастный случай в нем не зарегистрирован, организации также грозит штраф (как и за отсутствие журнала).

Журналы регистрации инструктажей по охране труда

Журналы регистрации инструктажей по охране труда нужно вести, чтобы фиксировать вводный и первичный инструктажи на рабочем месте при приеме на работу, а также повторные, внеплановые и целевые инструктажи в течение работы. О том, что у Вас не журналов инструктажей, инспектор узнает не только при проверке, но и если будет расследовать несчастный случай на производстве или другие события, связанные с нарушением правил охраны труда.

Если таких журналов нет, организацию оштрафуют до 80 тыс. рублей по статье 5.27.1 КоАП. 

Сроки хранения обязательных учетных форм

Журнал или книга Срок хранения Пункт Перечня, утв. приказом №558, или др. нормативный акт
Инструктажа по технике безопасности 10 лет 626 ("б")
Несчастных случаев, аварий Постоянно 630
Несчастных случаев на производстве 45 лет Пункт 6 ст. 230 ТК
Проведение аттестации по технике безопасности 5 лет 626 ("в")
Профилактических работ по технике безопасности 10 лет 626 ("а")
Учета движения трудовых книжек и вкладышей в них 50 лет 695 ("в")

Формы журналов регистрации вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте можете составить сами. Предусмотреть графы, в которых будете указывать дату проведения, тему и вид инструктажа; ФИО и год рождения сотрудника, подписи инспектора и инструктируемого. Сведения о проведенных инструктажах вносите в журнал аккуратно. Эти учетные формы инспекция и суд могут использовать, чтобы доказать. что организация нарушила правила охраны труда.