Сдача отчетности СЗВ-ТД без ошибок

В феврале 2020 года компании должны будут начать сдавать еще один кадровый отчет в ПФР - отчет о трудовой деятельности работника (СЗВ-ТД), данный отчет понадобился из-за перехода на электронные трудовые книжки. Рекомендации по заполнению этого отчета предлагаем в нашей статье.

Стоит сразу обратить Ваше внимание, на то, что форма СТД-Р и СЗВ-ТД это бланки для разных целей и один не заменят другой. Отчет по форме СЗВ-ТД подается в Пенсионный фонд, этот бланк видит только работодатель и специалисты Пенсионного Фонда. Можно сказать, что данная отчетность по сути заменит трудовые книжки для работодателей. При этом копию сданного отчета СЗВ-ТД  выдавать не нужно.

А вот документ по форме СТД-Р в котором содержится информация о трудовой деятельности сотрудника в компании будет выдаваться кадровиком сотруднику по письменному заявлению или же при увольнении работника. Этот документ придет на смену бумажным трудовым книжкам и будет выдаваться тем работникам, которые после перехода на электронную трудовую забрали оригинал своей трудовой книжки.

Форму СТД-Р нужно будет выдавать только тем работникам, на которых не ведут трудовые книжки на бумаге. Для этого сотрудник должен письменно отказаться от бумажной трудовой. Такое право есть у каждого работника, но только до 31 декабря 2020 года.

По форме СЗВ-ТД организация подает отчет в Пенсионный фонд, в случае:

- принятие на работу сотрудника;

- перевод сотрудника на другую постоянную работу;

- увольнение сотрудника;

- если сотруднику установили вторую или следующую профессию или другую квалификацию;

- если суд запретил сотруднику занимать должность;

- изменилось название организации;

- работник принес в отдел кадров заявление с решением по трудовой книжке. 

Стоит обратить внимание что нулевую отчетность по СЗВ-ТД сдавать не нужно, СЗВ-ТД подается в Пенсионный фонд, только в том случае, когда в отчетности месяце случилось какое-то изменение, указанное выше.

Сроки сдачи отчетности СЗВ-ТД?

Первый раз сдать отчетность по форме СЗВ-ТД необходимо до 17 февраля 2020 года, в этот период Вы будете подавать сведения за январь 2020 года.

За какой месяц 2020 г. нужно отчитаться	До какой даты сдать отчет
январь 2020	до 17 февраля 2020
февраль 2020	до 16 марта 2020
март 2020	до 15 апреля 2020
апрель 2020	до 15 мая 2020
май 2020	до 15 июня 2020
июнь 2020	до 15 июля 2020
июль 2020	до 17 августа 2020
август 2020	до 15 сентября 2020
сентябрь 2020	до 15 октября 2020
октябрь 2020	до 16 ноября 2020
ноябрь 2020	до 15 декабря 2020
декабрь 2020	до 15 января 2021

СЗВ-ТД нужно сдавать ежемесячно не позднее 15-го числа месячного следующего за месяцем, в котором были кадровые изменения или сотрудник подал заявление о том, что хочет оставить бумажную трудовую в кадрах или наоборот планирует ее забрать. Если срок сдачи отчета совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, вы вправе отчитаться в ближайший следующий рабочий день. Так как в феврале 15-е число попадает на субботу, то последний день, когда вы можете сдать отчет переносится  на понедельник 17 февраля.

Куда подавать отчет СЗВ-ТД?

Форма СЗВ-ТД сдается в территориальное отделения Пенсионного фонда по месту учета учета индивидуального предпринимателя или организации.  При этом важно учитывать, что организации, у которых в штате 25 и более сотрудников должны подавать отчетность в ПФР только в электронном виде, подписанную усиленной квалифицированной цифровой подписью.

Если в организации менее 25 человек, отчетность можно подавать на бумаге или в электронном виде, как Вам будет наиболее удобно. При этом сведения на бумаге можно подавать лично или через представителя, а так же отправить по почте заказным письмом или письмом с объявленной ценностью и описью вложений.

Как заполнять в отчете СЗВ-Т сведения о компании?

В первой части отчета указывается информация об организации, сделать этом можно при помощи актуальной выписки из ЕГРЮЛ.

Регистрационный номер в ПФР. В графе напишите 12 цифр, по ним специалист ПФР определит регион и конкретный район, в котором компания зарегистрирована, а также поймет какая организация отчиталась.

Работодатель (наименование). Перепишите название компании из устава. Слова пишите полностью, в отчете ничего сокращать нельзя. Напишите вместо "Общество с ограниченной ответственностью "Ромашка", ООО "Ромашка" сделаете ошибку.

ИНН. Этот номер из 10 цифр можно найти в выписки ЕРГРЮЛ или ЕГРИП, а так же в свидетельстве о присвоении ИНН.

КПП. В свидетельстве из налоговой, рядом с номером ИНН, стоит код КПП, в нем девять цифр.

Заполнение сведений о сотруднике в СЗВ-ТД

Обращаем Ваше внимание, что форма СЗВ-ТД индивидуально и сдается она отдельно по каждому сотруднику. 

СНИЛС. Его номер по каждому сотруднику можно взять их электронной базы или переписать из личной карточки Т-2 работника. Если окажется, что у организации нет СНИЛС сотрудника, попросите его принести бумажный СНИЛС или скачать уведомление из личного кабинета на сайте ПФР.

ФИО работника. Сведения касательно ФИО работника в форме СЗВ-ТД указываются в именительном падеже. Заменять инициалами имя и отчество или что-то сокращать нельзя. Фамилия и имя по работнику заполняются всегда, а вот если у сотрудника в свидетельстве СНИЛС нет отчества оставьте эту графу пустой.

Обращаем ваше внимание, что сотрудник ПФР сверяет информацию не с паспортными данными работника, а с информацией в системе ПФР, то есть сравнивает ФИО сотрудника с его данными в СНИЛС.

Когда заполняете форму СЗВ-ТД впервые на сотрудника в 2020 году, одновременно с кадровыми изменениями представьте сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года. То есть о последнем на эту дату кадровом мероприятии

Кого из сотрудников включать в отчет СЗВ-ТД

С 1 января 2021 года придется представлять вместе со сведениями об увольнении сотрудника сведения о кадровых мероприятиях по нему в отчетном периоде. 

Как заполнить раздел с отметками о заявлениях сотрудника и отчетный период

Каждый раз, когда подаете форму в ПФР, проверяйте кто из сотрудников в отчетном месяце принес в кадры заявления с решением оставить бумажную трудовую в компании или обойтись только электронной.

Чтобы упростить себе эту задачу. воспользуйтесь реестром уведомлений и заявлений, который мы для вас подготовили. По одному клику вы сможете отсортировать тех, кто подал такое заявление, и указать когда.

Если сотрудник принес заявление и хочет, чтобы трудовую в привычном формате продолжали вести, в строке "Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки" укажите дату подачи заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Если сотруднику достаточно электронной трудовой, то укажите дату, когда получили от него заявление, в строке "Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности".

Раздел с отчетным периодом заполняйте, если отчитываетесь в фонд каждый месяц. Формат записи будет такой: номер месяца в формате ММ, а год в формате ГГГГ. В случае, когда в компании первое кадровое событие в 2020 году произошло в марте, поле с отчетным периодом оставьте пустым.

Как отменить или скорректировать сведения в отчете СЗВ-ТД

Если нашли ошибку в отчете или отменили кадровое событие, отправьте в фонд еще одну форму СЗВ-ТД. В ней продублируйте первоначальные сведения, которые заполнили неправильно или отменили, но в графе 2 не забудьте поставить знак "Х".

Сотрудник может в любой день передумать забирать бумажную трудовую и отозвать заявление. В такой ситуации заполните новый бланк СЗВ-ТД. В нем в строке "подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки" пропишите дату, которую указали раньше, и в поле "Признак отмены" поставьте знак "Х".

Если нужно скорректировать неправильную дату, когда сотрудник принес заявление, то заполните новую форму СЗВ-ТД и в строке "Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки" заполните новую дату, когда подали заявление. Так же действуйте, когда нужно отменить или скорректировать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.