Как заполнить СЗВ-ТД
В феврале 2020 года всем работодателям впервые предстоит сдать в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД, содержащую сведения о трудовой деятельности сотрудников. Появление нового отчета связано с переходом на электронные трудовые книжки, как заполнить СЗВ-ТД расскажем в нашей статье.
Требования к заполнению формы
Бланки должны быть заполнены печатными буквами, шариковой ручкой с черными чернилами или при помощи компьютера. Не допускается наличие помарок или исправлений.
Отчетность по форме СЗВ-ТД подписывается генеральным директором (или доверенным лицом) и заверяется печатью организации. Работодатель, который не является юридическим лицом (например ИП), заверяет документы своей личной подписью.
Обязательно необходимо заполнить сведения о работниках, о страхователей, об отчетном периоде (для формы СЗВ-ТД при ежемесячном представлении), а также сведения трудовой деятельности работников. Предоставление "нулевой" формы СЗВ-ТД не предусмотрено.
В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная, номер присваивается записи по каждому конкретному работнику. Если данные о кадровом событии содержат несколько строк, то номер присваивается первой записи по работнику (указывается в той же строке. где ФИО и СНИЛС). Номера должны указываться в порядке возрастания и не повторяться.
Значения в графах "Дата (число, месяц, год) приема, перевода, приостановления, увольнения" и "Дата" в подразделении "Основание" указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчетного периода, который указан в поле "Отчетный период".
Реквизиты работодателя
В поле "Регистрационный номер в ПФР" нужно будет указать номер. присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ.
В поле "Наименование организации / индивидуального предпринимателя" следует указать то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведеня представляют ИП. адвокат или нотариус, то они должны будут полностью указать фамилию, имя и отчество - как в паспорте.
В поле "ИНН" указывается ИНН работодателя - организации (10 символов) или физического лица (12 символов).
Значение поле "КПП" должно состоять из 9 цифр или отсутствовать.
Сведения о работнике
Фамилию, ия и отчество работника нужно будет заполнить русскими буквами в именительном падеже. Кроме того, обязательно укажите номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ.
Сведения о поданном заявлении
Здесь нужно указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник - бумажный или электронный, а также дату подачи заявления.
Обратите внимание! Заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, - это уже основание для подачи СЗВ-ТД.
Сведения об отчетном периоде
Поле "Отчетный период" заполняется при ежемесячном представлении формы. Номер месяца указывается в формате ММ.
Также в этом разделе нужно будет в формате ГГГГ указать год, к которому относится отчетный месяц. Он должен быть больше или равен "2020".
Сведения о трудовой деятельности работника
В графе "Дата (число, месяц, год) приема, перевода, приостановления, увольнения" нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В отдельной графе также следует указать вид кадрового мероприятия:
1 - прием на работу
2 - перевод
3 - увольнение
4 - переименование работодателя
5 - служба в армии
6 - образование
7- обучение во время работы (курсы повышения квалификации, переквалификации)
8 - награждение
9 - установление второй и последующих профессий или разряда
10 - исключение из непрерывного стажа
11 - восстановление непрерывного стажа
12 - запрет занимать должность.
Заполнение подраздела "Наименование"
Графа "Должность, специальность, профессия, квалификация" нужно заполнять по штатному расписанию. Обратите внимание: для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так .как требуют квалификационные справочники.
В графе "Структурное подразделение" необходимо указать наименование структурного подразделения организации по штатному расписанию. При приеме на работу заполняется обязательно.
В графе "Наименование документа" указывается вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах "Дата" и "Номер документа", соответственно, дата и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведен, уволен и т.д.).
Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ, а номер документа - без указания знака "№".
Если за время работы наименование организации меняется, то в графе "Вид мероприятия" раздела "Сведения о трудовой деятельности работника" отдельной строкой нужно указать "Переименование".
В графе подраздела "Основание" проставляются данные документа, на основании которого компанию переименовали, а в поле "Наименование организации/индивидуального предпринимателя" указывается уже новое название.
Если нужно отменить запись по конкретному работнику, то страхователь должен представить форму СЗВ-ТД с типом "Отменяющая". Данные в ней заполняются в полном соответствии с теми, которые нужно отменить. В окне "Признак формы" проставляется отметка и указывается дата отмены кадрового мероприятия.
Ответственность за непредставление СЗД-ТД
Если страхователь не представит сведения по форме СЗД-ТД, представит их не вовремя или с ошибками, то ПФР сообщит об этом в трудовые инспекции.
За неоднократные нарушения при сдаче отчетности должностным лицам будет грозить административная ответственность: предупреждение для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП). А еще это может привести к внеплановой проверке со стороны инспекции.
Что должен сделать работодатель
Чтобы переход на систему электронных трудовых книжек прошел без проблем, организации должны в течение 2020 года предпринять ряд несложных действий:
1) подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты, а при необходимости внести изменения в соглашения и коллективные договоры;
2) подготовиться к тому, чтобы передать сведения в ПФР через интернет, если не делали этого раньше;
3) до 1 июля 2020 года письменно сообщить работникам об изменениях в законодательстве и праве работников на выбор бумажной или электронной трудовой книжки.
Кроме того, рекомендуется назначить ответственных работников, за ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, за выдачу этих сведений по заявлению работников и за сдачу отчетности СЗВ-ТД в ПФР.
